كتابة الوصف الوظيفي

يعد وصف الوظيفة من العناصر الأساسية في إدارة الموارد البشرية، حيث يوضح المسؤوليات والواجبات والمتطلبات اللازمة للعمل في الوظيفة، ويساعد في تحقيق الأهداف الوظيفية والشخصية. في هذا المقال، سنتحدث عن الوصف الوظيفي وأهميته، وكيفية كتابته بشكل فعال، بالإضافة إلى الأخطاء الشائعة في كتابة وصف الوظيفة.

أهمية الوصف الوظيفي:
يعد وصف الوظيفي من العناصر الأساسية في إدارة الموارد البشرية، حيث يوضح المسؤوليات والواجبات والمتطلبات اللازمة للعمل في الوظيفة، ويساعد في تحقيق الأهداف الوظيفية والشخصية. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يساعد وصف الوظيفي في تحقيق العديد من الفوائد الأخرى، من بينها:

1. توضيح مسؤوليات الموظف:
يوفر وصف الوظيفي معلومات واضحة حول المسؤوليات والواجبات التي يتوقع من الموظف تنفيذها في الوظيفة، مما يساعد على توجيه العمل وتحديد الأولويات.

2. تحديد المؤهلات المطلوبة:
يوضح وصف الوظيفي المؤهلات والخبرات والمهارات التي يجب أن يتوفر بها الموظف للقيام بالوظيفة بفعالية، مما يساعد في تحديد المرشحين المناسبين للشغل في الوظيفة.

3. تطوير خطط التدريب والتطوير:
يمكن استخدام وصف الوظيفي لتحديد نقاط القوة والضعف في أداء الموظف ومهاراته، ومن ثم تطوير خطط التدريب والتطوير المناسبة لتحسين الأداء وتطوير الموظف.

4. تحديد معايير الأداء:
يمكن استخدام وصف الوظيفي لتحديد معايير الأداء المطلوبة للوظيفة، مما يساعد في تقييم أداء الموظف وتحديد المكاسب في الأداء ونقاط التحسن.

5. تحديد الأجور والمزايا:
بالإضافة إلى المسؤوليات والمتطلبات الوظيفية، يمكن استخدام وصف الوظيفي لتحديد الأجور والمزايا المناسبة للوظيفة، مما يساعد في تحديد مستوى الأجر المناسب للموظف في الوظيفة.

يعد وصف الوظيفي واحدًا من الأدوات الأساسية التي تساعد في تحديد مسؤوليات ومهام الموظفين في المنظمة. ويعد وصف الوظيفي أيضًا وسيلة لتحديد المتطلبات اللازمة للوظيفة، بما في ذلك المهارات والخبرات والتعليم.

تتضمن خطوات إعداد وصف الوظيفي عادة:

1. تحديد عنوان الوظيفة والقسم التابع لها.
2. وصف ملخص للوظيفة والغرض منها.
3. وصف المسؤوليات الأساسية للوظيفة.
4. وصف المتطلبات اللازمة للوظيفة، بما في ذلك المؤهلات والخبرات والمهارات.
5. تحديد المستوى الأدنى للتعليم والخبرة المطلوبة للوظيفة.
6. تحديد المتطلبات الفنية اللازمة للوظيفة، مثل مهارات الحاسوب والتواصل والإدارة.
7. تحديد المسؤوليات الإدارية والهيكلية الأخرى المطلوبة للوظيفة.
8. تحديد المتطلبات الخاصة بالبيئة العملية، مثل الصفات البدنية والصحية والاجتماعية.

يجب أن يكون وصف الوظيفي واضحًا وشاملاً بحيث يوفر معلومات كافية للموظفين والمرشحين المحتملين حول ما يتوقع منهم في الوظيفة. كما يساعد وصف الوظيفي في تحديد المعايير الأساسية لتقييم أداء الموظفين وتحديد الأهداف الشخصية والمهنية.

علاوة على ذلك، يمكن استخدام وصف الوظيفي كأداة للتواصل والتفاهم بين الموظفين والإدارة، حيث يوضح المسؤوليات والواجبات والحقوق التي يتمتع بها الموظف في الوظيفة. ويمكن لوصف الوظيفي أيضًا أن يساعد في تحديد الاحتياجات التدريبية للموظفين وتحسين الأداء العام للمنظمة.

يمكن تطوير وصف الوظيفي ليشمل بعض العناصر الإضافية التي تساعد في تحديد المتطلبات اللازمة للوظيفة، ومن بين هذه العناصر:

1. العلاقات الوظيفية:
يمكن تحديد العلاقات الوظيفية المطلوبة للوظيفة، بما في ذلك العلاقات الداخلية والخارجية مع العملاء والشركاء والموردين.

2. الأهداف الشخصية والمهنية:
يمكن تحديد الأهداف الشخصية والمهنية التي يجب تحقيقها من قبل الموظف في الوظيفة، بما في ذلك التطوير المهني والترقية والاستقرار في الوظيفة.

3. الظروف العملية:
يمكن تحديد الظروف العملية المطلوبة للوظيفة، مثل العمل في فريق أو العمل على مشاريع محددة أو العمل في بيئة مزدحمة.

4. الوقت والجهد:
يمكن تحديد الوقت والجهد المطلوب للوظيفة، بما في ذلك عدد ساعات العمل والوقت المخصص للمهام المحددة.

يجب أن يتم تطوير وصف الوظيفي بشكل دوري ومستمر لينعكس التغييرات في المتطلبات الوظيفية والتقنيات والممارسات الجديدة. ويتم استخدام وصف الوظيفي كأداة لتوجيه الموظفين وتوضيح الأهداف الوظيفية والشخصية، ويساعد أيضا في توجيه التدريب والتنمية وتحديد الأداء العام في المنظمة.
بشكل عام، يمكن أن يساعد وصف الوظيفي في تحقيق الكفاءة والفعالية في العمل وتحسين أداء الموظف وتطويره، مما يساعد في تحسين الأداء العام للمنظمة.

الأخطاء الشائعة في كتابة الوصف الوظيفي:
يمكن أن تحتوي كتابة وصف الوظيفي على بعض الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها، ومن بين هذه الأخطاء:

1. عدم التركيز على المهام الأساسية للوظيفة:
يجب أن يكون وصف الوظيفي واضحًا ومحددًا للمهام الأساسية التي يتوقع من الموظف تنفيذها في الوظيفة، وتجنب الإفراط في التفاصيل الغير ضرورية.

2. عدم تحديد المتطلبات اللازمة للوظيفة:
يجب تحديد المتطلبات اللازمة للوظيفة بشكل واضح، مثل المؤهلات والخبرات والمهارات، وتجنب تضمين المتطلبات الغير ضرورية.

3. استخدام لغة غير واضحة أو مبهمة:
يجب استخدام لغة واضحة ومباشرة في كتابة وصف الوظيفي، وتجنب استخدام الألفاظ المبهمة أو الغامضة التي قد تؤدي إلى تفسيرات خاطئة.

4. عدم تحديد مسؤوليات الموظف بشكل كامل:
يجب تحديد مسؤوليات الموظف بشكل كامل وواضح، وتجنب ترك أي مسؤوليات غير محددة أو غير واضحة.

5. تضمين المعلومات الغير ضرورية:
يجب تجنب تضمين المعلومات الغير ضرورية في وصف الوظيفي، مثل الجوانب الشخصية أو الثقافية التي لا تؤثر على أداء الموظف في الوظيفة.

6. عدم تحديث وصف الوظيفي بشكل منتظم:
يجب تحديث وصف الوظيفي بشكل منتظم ليعكس التغييرات في المتطلبات الوظيفية والتقنيات والممارسات الجديدة، وتجنب الاعتماد على وصف الوظيفي القديم الذي لا يعكس الواقع الحالي للوظيفة.

تجنب هذه الأخطاء يمكن أن يؤدي إلى كتابة وصف الوظيفي الفعال الذي يوضح المتطلبات الأساسية للوظيفة ويساعد في تحقيق الأهداف الوظيفية والشخصية.

استخدام وصف الوظيفة لتحديد الأجور والمزايا و متطلبات التدريب والتطوير:
يمكن استخدام وصف الوظيفة لتحديد الأجور والمزايا المناسبة للوظيفة. يوفر وصف الوظيفة معلومات مفصلة حول المسؤوليات والواجبات التي يتوقع من الموظف تنفيذها في الوظيفة، بالإضافة إلى المهارات والمؤهلات والخبرات المطلوبة للعمل في الوظيفة بفعالية.

وعلى هذا الأساس، يمكن لإدارة الموارد البشرية استخدام وصف الوظيفة كأساس لتحديد الأجور والمزايا المناسبة للوظيفة، عبر تحديد قيمة الوظيفة في السوق بناءً على المتطلبات والمؤهلات والخبرات المطلوبة للوظيفة، ومن ثم تحديد مستوى الأجر المناسب للموظف في الوظيفة.

ومن الجدير بالذكر أن تحديد الأجور والمزايا المناسبة للوظيفة يعتمد على عدة عوامل، من بينها حجم الشركة والموقع الجغرافي والقطاع الاقتصادي والمنافسة في السوق والمتطلبات القانونية المحلية والعالمية، وبالتالي يجب مراعاة جميع هذه العوامل عند تحديد الأجور والمزايا المناسبة للوظيفة.

بالإضافة إلى ذلك، يجب العمل على تحديث وصف الوظيفة بشكل دوري، وذلك لتحديث قيمة الوظيفة في السوق ومتطلباتها، ومن ثم تحديد الأجور والمزايا المناسبة للوظيفة بشكل ملائم.

كما يمكن استخدام وصف الوظيفة لتحديد المهارات والمعرفة والخبرات التي يجب أن يكتسبها الموظف لتنفيذ المسؤوليات والواجبات في الوظيفة بفعالية، ومن ثم تحديد خطط التدريب والتطوير المناسبة لتحسين أداء الموظف وتطوير مهاراته ومعرفته.

وبشكل عام، يعد وصف الوظيفة أداة مهمة لإدارة الموارد البشرية، حيث يساعد على تحديد المسؤوليات والواجبات والمتطلبات اللازمة للعمل في الوظيفة، ومن ثم تحديد الأجور والمزايا المناسبة ومتطلبات التدريب والتطوير للوظيفة بفعالية.